Til lønadministrator ved menighedsråd, kirkegårde og provstierne
FLØS-NYT for april 2018
1/ Udbetaling af særlige feriedage eller overførsel af særlige feriedage
2/ Udbetaling af feriedage eller overførsel af feriedage
Ferieåret 1. maj 2017 – 30. april 2018 er snart slut, og derfor opfordres I til at undersøge om alle feriedage og særlige feriedage optjent i 2016 og som skal afholdes inden 30. april 2018 er blevet fraværsregistreret. Såfremt der er særlige feriedage eller feriedage som er afholdt; men IKKE fraværsregistreret SKAL det gøres nu, således at antallet af evt. rest ferie/særlige feriedage er korrekt, samt at der er sket modregning i lønnen såfremt der ikke er optjent ret til ferie med løn.
Er der rest ferie/særlige feriedage tilbage SKAL der tages stilling til hvad der skal ske med disse dage.
Vejledning til at finde om der er rest ferie/særlige feriedage:
Vælg Tid og Tillæg
Vælg Tid – Fravær/nærvær
Vælg Tidssaldi
Vælg en medarbejder
Reglerne for om dagene kan overføres eller udbetales henvises til Ferieaftalen og/eller Ferieloven, følg evt. nedenstående link.
1/ udbetaling eller overførsel af særlige feriedage
Hvis en medarbejder ikke har afholdt sine særlige feriedage SKAL der i maj måned indberettes om dagene skal udbetales eller overføres. Dette foretages på følgende måde:
Vælg Tid og Tillæg
Vælg Tid – Fravær/nærvær
Vælg Overfør og udbetal tid
Vælg en medarbejder
Sæt flueben ud for medarbejderen og vælg Behandl
Nedenstående billede kommer frem og nu registreres de antal dage som skal overføres i feltet Overfør eller udbetales i feltet Udbetal. I nedenstående eksempel har medarbejderen 5 særlige feriedage til rest og derfor kan der ikke overføres/udbetales flere en 5 dage. En evt. udbetaling vil ske til først kommende lønberegning.
2/ udbetaling eller overførsel af feriedage
Hvis en medarbejder ikke har afholdt sine feriedage SKAL der i maj måned indberettes om dagene skal udbetales eller overføres. Dette foretages på samme måde som særlige feriedage, se vejledningen ovenfor under særlige feriedage.
Se også her reglerne i Ferieaftalen jf. specielt § 6, Overførsel af ferie, hvor ansættelsesmyndigheden og den ansatte skriftligt kan indgå aftale om, at feriedage ud over 20 pr. år overføres til det følgende ferieår. Samt
reglerne for betaling for 5. ferieuge beskrevet i PAV (personaleadministrativ vejledning) kap. 23.4.1.2 Se evt. nedenstående link.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
I øjeblikket er man nødsaget til at indberette ferie på dagene mandag – fredag, dette på grund af de forhåndsindlagte mødetidsplaner.
Nedenfor er der nogle eksempler på hvorledes FLØS håndterer indberetning af afholdte særlige feriedage og feriedage.
1/ Indberettes der til april lønkørslen eventuelt ferie eller særlige feriedage for perioden 9. – 13. april 2018 i alt 5 dage, vil disse dage blive nedskrevet i den saldo der ligger for perioden 1. maj 2017 – 30. april 2018.
2/ Har en medarbejder f.eks. fået overført 5 feriedage fra ferieåret 1. maj 2017 – 30. april 2018 til det kommende ferieår, vil medarbejderen pr. 1. maj have 25 nye feriedage og 5 overførte feriedage, i alt 30 dage. Indberettes der eventuelt ferie for perioden 2. juli – 20. juli 2018 i alt 15 dage, vil FLØS først nedskrive de 5 overførte dage og dernæst nedskrive 10 dage af de nye 25 feriedage, således at der 15 feriedage tilbage.
3/ Undlader man at tage stilling til, hvad der skal ske med eventuelle rest ferie/særlige feriedage vil dagene blive stående i FLØS indtil sidst på året, hvor de vil blive slettet. HUSK, reglerne for betaling for 5. ferieuge beskrevet i PAV.
Øvrige emner vi gerne vil dele med jer:
Bestil simuleret lønseddel
Det er nu muligt for jer, at danne en simuleret lønseddel. Vejledning i hvordan lønseddel bestilles findes på DAP under FLØS vejledninger. Bemærk, at ved oprettelse og ændringer, kan der først bestilles en simuleret lønseddel når oprettelsen/ændringen har status "Godkendt af løncenteret".
Vejledninger i øvrigt
Bemærk at der nu findes rigtig mange vejledninger på DAP og under Kirkeuddannelse.dk og der kommer løbende flere til.
Genansættelser
Har I fratrådte medarbejder som I ønsker genansat bedes i pr mail kontakte jeres løncenter herom HUSK, at oplyse medarbejdernummer og fra hvornår vedkommende skal genansættes.
Lange ventetider på telefon
Vi er klar over at der forsat kan forekomme lange ventetider på telefonen og at der er mails I venter svar på. Vi takker for jeres tålmodighed og gør alt hvad vi kan for at vende tilbage til alle. I kan dog hjælpe os ved at ændre jeres vante arbejdsgang. Hvis det er muligt så indberet gerne løbende, vent ikke med oprettelse af medarbejdere til sidste frist og når I skriver en mail til os, så beskriv hvad problemet er, gerne dokumenteret ved skærmprints, husk at oplyse medarbejdernummer eller fødselsdato, hvor I henvender jer fra (stift, provsti og menighedsråd) oplys også gerne et telefonnummer, så vi kan besvare jeres henvendelse telefonisk.
Med venlig hilsen
Stifternes løncenter for menighedsråd