Til lønadministrator ved menighedsråd, kirkegårde og provstierne
FLØS-NYT nr. 2 for november 2018
I dagene 9. november til 12. november 2018 er der foretaget nogle opdateringer i systemet, der har medført følgende vigtige ændringer.
Rollebaseret indgang – Lønservicefanen
Når I indberetter en fratrædelse, bliver fratrædelsen nu autogodkendt. Det betyder at systemet har behandlet indberetningen med det samme, og at I ikke behøver afvente løncenterets behandling af indberetningen.
Autogodkendelse af fratrædelse gælder for alle type medarbejdere. Når I på afslutningssiden har trykket på "Godkend og send", kan I under beskeder og opgaver se, at fratrædelses blanketten har fået status "Auto godkendt".
Det er meget vigtigt, at I på afslutningssiden i bemærkningsfeltet ikke skriver beskeder til løncenteret (godkender). Er der udfyldt noget i bemærkningsfeltet sendes indberetningen til behandling hos løncenteret, og I får ikke gavn af den nye funktionalitet.
Bemærk! En tjenestemandsansat medarbejder der fratræder, må ikke autogodkendes og derfor skal I på afslutningssiden i bemærkningsfeltet skrive, at denne medarbejder er tjenestemandsansat og I skal medsende opsigelsen, dette gøres ved at tilføje bilag.
Rollebaseret indgang – Lønservicefanen – Ændringer - Skatteoplysninger
Der kan nu indberettes ændringer af "Skattekortstype". F.eks. kan der ændres fra, at medarbejderen har bikort til nu at have et hovedkort eller omvendt. Og der kan indberettes "Supplerende trækprocent"
Bemærk! Ændringer af skattekortstype og indberetning af supplerende trækprocent kan kun foretages fremadrettet pr. den 1. i måneden.
For timelønnede medarbejdere, kan I nu ændre til et andet fradrag end tidligere. F.eks. at der ændres fra, at medarbejderen har et fradrag i forhold til antal timer til nu, at have et fuldt månedsfradrag eller omvendt. Det skal præciseres, at hvilken fradragstype der vælges, er et valg der træffes mellem arbejdsgiver og medarbejder.
Indberetning af skattefrie ydelser, der er oplysningspligtige
Indkomståret 2018 er snart gået. Da SKAT ændrer nogle indtægtsarter i eIndkomst, er det vigtigt, at få indberettet befordringsgodtgørelse, rejsegodtgørelse, time- dagpenge herunder fradrag for bespisning, der er foretaget i 2018.
Hvis en medarbejdere efter 1. januar 2019 kommer med skattefriydelser som er optjent tilbage i 2018, er det vigtigt, at disse ydelser indberettes med en dato, der ligger fra 1. november 2018.
Vores lønleverandør har oplyst, at anvendes en dato fra 1. november 2018 eller senere, er lønsystemet sat op til at kunne håndterer korrekt indberetning til SKAT, men på indkomstår 2019.
Anvises ydelsen med en dato før 1. november 2018, vil beløbet blive afregnet med rigtige beløb overfor medarbejderen, men oplysningerne vil ikke blive korrekt indberettet til SKAT. Det vil medføre manuel indberetning i eIndkomst af det anviste beløb, en rettelse som I som arbejdsgiver skal foretage.
Skabelon nr. 5 "Kirkefunktionærer, merarbejde
I FLØS-nyt for november 2018 blev det oplyst, at "Skabelon nr. 5 "Kirkefunktionærer, merarbejde" beregner nu korrekt løn". Det skal præciseres, at skabelonen først kan anvendes fra 1. oktober 2018. Har I medarbejdere der skal have udbetalt merarbejde på en dato der ligger før 1. oktober 2018 skal I kontakte løncenteret
De af jer, der i perioden 8. januar – 23. oktober 2018 allerede har brugt skabelonen, hvor den ikke beregnede korrekt sats, vil blive kontaktet af løncenteret og vi vil hjælpe med en løsning.
Fratrædelse af medarbejdere inden årets sidste kørsel
I skal være opmærksom på, at få fratrådt eventuelle medarbejdere i tide for at undgå besværet ved en for sent indberetning af fratrædelsen, specielt henover et årsskifte.
Hjemsendelse – månedslønnede gartnere og gartneriarbejdere og timelønnede gravermedhjælpere, gartnere og gartneriarbejdere.
På FLØS Supportforum findes der vejledninger for hjemsendelse af månedslønnede gartnere og gartneriarbejdere og for timelønnede gravermedhjælpere, gartnere og gartneriarbejdere. Det er vigtigt, at I følger disse vejledninger.
Nye vejledninger
Der er kommet flere nye vejledninger på FLØS Supportforum og nogle vejledninger er blevet opdateret.
Bemærk også Kirkeministeriets meddelelse om nye vejledninger til brug for oprydning i bogføring fra FLØS, oprettet den 12. november 2018. Vejledningerne findes på DAP under Stifternes Løncenter under faneblad "Bogføring af løn m.m." samt på FLØS Supportforum.
Finansministeriets lønoversigt
Finansministeriets lønoversigt pr. 1. oktober 2018 er kommet; men den er ikke fuldt opdateret med hensyn til alle OK18 aftalerne, da Moderniseringsstyrelsens endelige godkendelse af alle OK18 aftaler endnu ikke foreligger.
Med venlig hilsen
Stifternes løncenter for menighedsråd