Til lønadministrator ved menighedsråd, kirkegårde og provstierne
FLØS-NYT for juli måned 2019
Feriedage og evt. særlige feriedage
Som bekendt kommer der en ny ferielov og en ny ferieaftale, som træder endelig i kraft den 1. september 2020.
Loven indeholder en overgangsperiode mellem den eksisterende ferielov/ferieaftale og den nye ferielov/aftale. Kort fortalt er hovedreglen, at der i perioden 1. september 2019 til 31. august 2020, sker en afregning til feriefonden, med en hensættelse af det feriepengebeløb som medarbejderen har optjent. Det hensatte beløb vil blive afregnet til medarbejderen på det tidspunkt, hvor personen går på folkepension.
Det er derfor MEGET vigtigt, at I får taget stilling til, hvad der skal ske med de feriedage der eventuelt måtte være til rest fra tidligere optjeningsår.
I Dataarkivet har I diverse rapporter vedr. ferie. Nedenstående klip er fra feriepengeforpligtigelses rapporten. Hvis der i kolonnen "Ferie m/løn år -2" står beløb, er der fortsat restferiedage der ikke er registreret afholdt eller overført.
Løncenteret har bemærket, at der på visse medarbejdere bl.a. korsangere, kirkesangere og organister, der er ansat på individuelle vilkår; men med optjening af feriedage, fortsat står rigtig mange feriedage som ikke er registreret afholdt eller overført.
Tages der ikke stilling til feriedagene, vil der ske en forkert afregning til feriefonden og dermed en merudgift, når ændringerne omkring den nye ferielov slår igennem i systemet den 1. september 2019.
I skal også tage stilling til, hvad der skal ske med de særlige feriedage; men de er ikke omfattet af overgangsperioden.
På FLØS-Supportforum finder I vejledninger, om hvordan ferien indberettes i FLØS og husk, ferien skal indberettes med de korrekte dage hvor ferien er afholdt.
Fratrædelse af ansatte der ikke længere får løn.
Vi må endnu engang opfordre til, at medarbejdere der ikke længere er ansat eller kun modtager et honorar i enkelte perioder fratrædes. Vi har opgjort hvor mange medarbejdere, der ikke har haft et indkomstforhold i de sidste 6 måneder. Opgørelsen viser, at det drejer sig om ca. 23.500 ansættelsesforhold.
Ved at fratræde medarbejderen opnås,
- en bedre tilgængelighed i lønsystemet,
- der hentes ikke unødvendige skatteoplysninger ind på medarbejdere,
- ferieafregningen foretages korrekt til feriefonden (overgangsordningen)
- ferieafregningen sker rettidigt til Feriekonto, hvilket minimerer evt. rente og gebyrtillæg
SÅ HUSK! Ansatte der ikke længere får løn eller andre udbetalinger skal fratrædes i FLØS.
Dette gælder også medarbejdere der er døde eller flyttet til udlandet.
Negative lønsedler.
Løncenteret har bemærket, at der fortsat er negative lønsedler. Uanset beløbets størrelse, er det vigtigt, at I får taget stilling til, hvad der skal ske med de negative beløb. Måske har medarbejderen allerede betalt det skyldige beløb retur til menighedsrådet; men vedkommende får stadig i E-boks en lønseddel med en negativ nettoløn.
Lønsedlen udlignes ved, at beløbet indberettes som en engangsydelse med skabelon nr. 14.
Nye funktioner i lønsystemet:
Simuleret lønseddel frem i tiden.
Det er nu muligt, at danne en fremtidig lønseddel 24 måneder frem i tiden.
For at danne lønsedlen skal der i feltet "Lønperiode" angives den periode der ønskes. F.eks. hvis man ønsker at danne en lønseddel for september 2019, angives lønperioden 09 2019. Udfyldes feltet ikke, vil først kommende lønperiode automatisk blive anvendt.
Ansatte med mere en 10 ansættelsesforhold.
Det er nu muligt, at en medarbejder kan have mere end 10 aktive ansættelsesforhold.
Det anbefales dog fortsat, at når et ansættelsesforhold ophører så skal medarbejderen fratrædes, uanset om der er tale om en vikar ansættelse, eller om vedkommende har fået et enkelt honorar. Dette ikke mindst af hensyn til de problemstillinger, som tidligere er nævnt i dette FLØS-nyt.
Med venlig hilsen og rigtig god sommer
Stifternes løncenter for menighedsråd