Oprettelse af kontorfunktionær (HK)

​Vælg fanebladet "Lønservice". 

Vælg derefter "Oversigt" i menulinjen.

​

​I organisationsvinduet til venstre vælges den arbejdsplads som medarbejderen skal ansættes ved. Det er vigtigt at vælge det korrekte arbejdssted.

Vælg fx. kirkegården ved at markere kirkegården.

​

​I vinduet "Hændelsesguide midt i skærmbilledet vælges "Ansættelse".

I næste vindue vælges "Månedslønnet - Fastansættelse"

​

​I feltet "Personnummer" indtastes den nyansattes personnummer. Herefter henter FLØS automatisk navn og adresse.

Feltet "Ansættelsesforhold" er automatisk udfyldt med "Månedsløn bagud (Afl.f.01)". Der skal ikke ændres i dette felt

Klik på "Næste" for at fortsætte

​

​Klik på "Søg" ud for feltet "Stilling". Klik på "Vælg" ud for en kontorfunktionær.

NB: Hvis der ikke kan vælges en kontorfunktionær i listen kontaktes Løncenteret. Der må ikke sættes flueben i "Min stilling findes ikke i listen"

​

​Lønoplysninger

Overenskomst

​Udfyld feltet "Overenskomst" ved hjælp af rullemenuen.

Vælg "71.00 Kontorfunktionærer, laboranter og IT-medarbejdere"

​Lønoplysninger

Fagområde

Feltet "Fagområde" udfyldes med hjælp af rullemenuen.

Vælg den type stilling medarbejderen skal ansættes i.

​Lønoplysninger

Stillingsbetegnele

​Nu bliver feltet "Stillingsbetegnelse" også aktivt.

Tryk på pilen ud for feltet og vælg fuld pension eller fuld pension - Feriekort 12%

​Lønoplysninger

Grundløn

​I feltet "Grundløn" vælges det trin medarbejderen skal ansættes på.

Der kan kun vælges de trin der er i netop denne løngruppe jf. overenskomsten.

​Hvis en medarbejder ansættes på en anden dato end den 1. i en måned, kommer det et ekstrafelt frem under "Ugentlige timer".

Feltet "Præsterede timer i ansættelsemåneden" skal udfyldes manuelt. Medarbejderen skal kun have løn for de dage, medarbjederen faktisk har været ansat.

Tag det antal dage medarbejderen faktisk har været ansat i måneden og del med det antal arbejdsdage der er i måneden. Fx: Ansat på 37 timer den 8/1 og der er 22 arbejdsdage i januar. Så skal medarbejderen have udbetalt 18/22 af 160,33 timer, altså 131,18 timer.

​Pensionsoplysninger og Anciennitetsdatoer

Pensionsoplysninger

​Under "Pensionsoplysninger og Anciennitetsdatoer" vises at der ydes pension. Oplysningen kan ikke ændres, 

Pensionskassen for en HK'er er altid Sampension og feltet er automatisk udfyldt jf. overenskomsten.

​

​Det er muligt at oprette en opfølgningsdato på den enkelte medarbejder. En termin er en huskedato - det at der er oprettet en termin, betyder derfor ikke at der ændres noget. Teminen er alene en huskedato der kan huske den lønansvarlige på, at der skal indberettes en ændring på en medarbejder.

Se evt. vejledning til Terminer

​Under "Individuelle lønelementer" registreres et evt. kvalifikationstillæg eller funktionstillæg.

Udfyld "Gyldig fra" med startdato for tillægget.

Under "Type" vælges Kvalifikationsløn eller Funktionsløn

Under "Betegnelse" vælges en tekst der beskriver tillægget. Teksten vil fremgå af lønsedlen

Under "Tring/årligt beløb" vælges Beløb.

Feltet "Værdi" udfyldes med det årlige beløb i 31.03.2012-tal.

Under "Reducer ift. beskæftigelse" kan der vælges ja eller nej. Hvis amn vælger ja, bliver tillægget reduceret i forhold til det antal timer medarbejderen er ansat på. Vælger man nej, forbliver tillægget uændret selvom medarbejderen går op eller ned i tid.

Under "Pensionsgivende" vælges Ja.

Husk altid at slutte af med at trykke "Gem". Tillægget vil nu blive vist øverst i billedet.

Tryk på "Næste" for at gå videre.

Skal der ikke oprettes et kvalifikationstillæg eller et funktionstillæg, trykkes på "Næste" uden at udfylde nogen felter.

​

​Under "Faste tillæg" indtastes evt. fri telefon.

Udfyld "Gyldig fra" med startdatoen for tillægget.

Under "Betegnelse" vælges Fri telefon. De resterende felter er udfyldt, så tillægget skal bare gemmes ved at klikke på "Gem"

Tillægget bliver nu vist øverst i billedet.

Tryk på "Næste for at gå videre.

Skal der ikke oprettes et fast tillæg, trykkes på "Næste" uden at udfylde nogen felter.

​Her udfyldes hvis medarbejderen har et fast månedligt fradrag i lønnen, fx. afdrag til Låneforeningen.

Udfyld "Gyldig fra" med startdatoen.

Under "Betegnelse" vælges typen af fradrag.

I feltet "Beløb" udfyldes det beløb i nutidskroner som skal trækkes fra medarbejderen hver måned. Bemærk at beløbetskal indberettes med minus foran.

Klik på "Gem" og se at fradraget nu vises under "Nye faste fradrag"

Tryk på "Næste for at gå videre.

​

​Felterne "Børneattest indhentet" og "Straffeattest indhentet" kan udfyldes.

NB: Bemærk det er kun oplysninger til brug i ansættelseskontrakten. Evt. attester skal indhentes manuelt som de plejer. Der sker ingen automatisk indhentelse af attester selvom felterne udfyldes.

Feltet "Prøvetid" skal udfyldes med enten "Med prøvetid" eller "Uden prøvetid" ved at vælge i rullemenuen.

Feltet "Skattekorttype" skal udfyldes. Udfyldes med enten bikort eller hovedkort/frikost ved at vælge i rullemenuen.

Tryk på "Næste for at gå videre.

​

Her indtastes en evt. formålskontering på medarbejderen.

NB: Hvis der ikke skal oprettes formålskontering på medarbejderen, klikkes på "Næste" uden at udfylde nogen felter.

Feltet "Gyldig fra" udfyldes med den dato hvorfra formålskonteringe skal gælde. I dette tilfældes udfyldes med ansættelsesdatoen.

I feltet "Afvigende kontering" vælges "Omkostningssted". Nu bliver feltet "Omkostningssted" aktivt.

Feltet "Omkostningssted" udfyldes med det 10 cifrede nummer som fremgår at listen "Omkostningssted". Listen findes i dataarkivet sammen med lønmaterialet for december 2017.

Omkostningsstedet kan også søges frem direkte ved at klikke på "Søg omkostningssted"

Vælg det ønskede "Formål" i listen som åbnes ved at klikke på pilen. Når det ønskede formål er valgt klikkes på "Søg". Formålet vises nu inkl. det 10 cifrede omkostningssted. Klik på nummeret, hvorefter feltet "Omkostningssted" nu er udfyldt med nummeret.

Udfyld med konteringsprocenten og klik på "Gem".

Konteringen skal nu blive vist i linien "Ny afvigende kontering"

Gentag ovenstående hvis der skal oprettes formålskontering på flere forskellige formål. NB: Den samlede konteringsprocent skal altid være 100%

Klik på "Næste" for at gå videre til næste billede.

​

​Afslutning

Bilag

​Man kan vælge at tilføje et bilag, fx. en ansøgning eller en ansættelseskontrakt. Det gøres på samme måde som at vedhæfte en fil til en e-mail.

Husk altid at trykke "Gem".

Bilaget sendes nu med til Løncenteret, som kan bruge oplysningerne i den videre sagsbehandling.

​Kvittering

Lønresultat

​Der kan laves en prøveberegning på dem fremtidige bruttoløn ved at klikke på "Beregn lønresultat".
Bemærk at faste tillæg ikke vises i denne berenging, og Løncenteret anbefaler derfor altid at bruge funktionen simuleret lønseddel istedet.

Den korrekte lønberegning vil kunne vises på en simuleret lønseddel, men bemærk at beregningen først kan laves når oprettelsen er færdigbehandlet af Løncenteret.

Se vejledningen "Bestil simuleret lønseddel"

​Blanketten med oprettelsen sendes til Løncenteret ved at klikke på "Godkendt og send".

Der vil herefter blive vist et billede der bekræfter at oprettelsen er indsendt, og oprettelsen nu er afsluttet.

NB: Funktionen "Send til berigelse" kan ikke benyttes

​

​Under fanebaldet "Lønservice" vises en oversigt over de indsendte oprettelser og ændringer.

Klik på "Opdater" hvorefter den indsendte oprettelse vil blive vise med status "Indsendt til Lønservice"

Når Løncenteret har behandlet oprettelsen, vil status vises som "Godkendt af lønservice" eller "Returneret af lønservice".

Husk også at se beskeder.

Se vejledningen: Status på indberetninger på ansættelsesforholdet

​