Oprettelse af DOKS organist og organister med kirkemusikalsk bacheloreksamen – FLØS-Supportforum

Ved oprettelse af organister med kirkemusikalsk bacheloreksamen, skal der rettes henvendelse til Løncenteret, for at få lønklassen oprettet.

Arbejdsgang	Beskrivelse	Handling
Lønservice	Vælg fanebladet "Lønservice" Vælg derefter "Oversigt" i menulinjen
Organisation	I organisationsvinduet til venstre vælges den arbejdsplads, som medarbejderen skal ansættes ved. Det er vigtigt at vælge det korrekte arbejdssted. En DOKS-organist ansættes altid ved en kirke. Vælg kirken ved at markere kirken i oversigt.
Hændelsesguide	I vinduet "Hændelsesguide" midt i skærmbilledet, vælges "Ansættelse".
Hændelsesguide	Vælg "Månedslønnet - Fastansættelse"
Medarbejderoplysninger	I feltet "Personnummer" indtastes medarbejderens CPR-nummer. FLØS henter automatisk navn og adresse. Feltet "Ansættelseforhold er automatisk udfyldt med "Månedsløn bagud (Afl.f.01)" Som udgangspunkt er en DOKS-organist altid bagudlønnet, og feltet ændres derfor ikke. Er der en specifik aftale om at medarbejderen er forudlønnet, ændres feltet til "Månedsløn forud (Afl. f.00)" Klik på "Næste" for at fortsætte.
Stillings. og lønoplysninger Ansættelsesdato	Udfyld feltet "Ansættelsesdato". Man kan skrive datoen direkte i feltet, eller man kan vælge en dato i kalenderen.
Medarbejderkreds	Tryk på pilen ud for "Medarbejderkreds". Vælg ansættelsestypen "00 (Overenskomstansat)"
Stiling	Klik på "Søg" ud for feltet "Stilling". Nu vises en liste, og der klikkes "Vælg" ud for en organist. NB: Hvis der ikke kan vælges en organist, kontaktes Løncenteret. Der må ikke sætttes flueben i "Min stilling findes ikke i listen"
Timer	Skriv det ugentlige timetal. Ifølge overenskomsten skal det altid være et antal hele timer.
Lønoplysninger Overenskomst	Udfyld feltet "Overenskomst" ved hjælp af rullemenuen. Vælg "77.00 Akademikere i Staten"
Lønoplysninger Stillingsbetegnelse	Nu bliver de relevante felter aktive. Under "Stillingsbetegnelse" vælges lønklassen. Ved at klikke på "Doks bachelor med rådighedstillæg" eller "Organist DOKS m/rådighedstillæg".
Ansættelse til et "Skævt" tidspunkt i måneden	Hvis en medarbejder ansættes på en anden datoe end den 1. i en måned, kommer der et ekstra felt frem under ugentlige timer. Feltet "Præsterede timer i ansættelsesmåneden" skal udfyldes manuelt. Medarbejderen skal kun have løn for de dage medarbejderen faktisk har været ansat. Tag det antal dage medarbejderen faktisk har været ansat i ansættelsesmåneden og del med det antal arbejdsdage der er i ansættelsesmåneden. Fx. ansat på 37 timer den 8/1 og der er 22 arbejdsdage i januar. Så skal medarbejderen have udbetalt 18/22 af 160,33, altså 131,18 timer.
Arbejdstidsplan	Feltet "Arbejdstidsplan" udfyldes med den arbejdstidsplan der matcher den ansattes faste fridag. Den løse fridag registreres under fravær når medarbejderen er oprettet, se vejledningen "Indberetning af den overenskomstmæssige løse fridag" Klik på "Næste" for at fortsætte.
Pensionsoplysninger og anciennitetsdatoer Pensionsoplysninger	Pensionskassen er automatisk udfyldt jf. overenskomsten.
Pensionsoplysninger og anciennitetsdatoer Anciennitetsdatoer	For at medarbejderen indsættes på det korrekte rådighedstillæg, skal feltet "Erfaringsdato" udfyldes. Hvis feltet ikke udfyldes, beregnes medarbejderens rådighedstillægsanciennitet, og dermed også hvornår medarbejderen oprykkes, ud fra ansættelsesdatoen oplyst under "Stillings- og lønoplysninger". Feltet udfyldes med medarbejderens første ansættelsesdato. Husk at tidligere ansættelser, enten hos samme eller hos andre arbejdsgivere, skal regnes med. Hvis systemet selv skal beregne erfaringsdatoen ud fra tidligere ansættelser, indtastes alle tidligere anciennitetsgivende ansættelser med fra dato, til dato, en beskrivende titel (udfyld evt. med navnet på arbejdsgiveren) og sæt flueben i de dele (pension, jubilæumsdato og erfarignsdato) som ansættelsen skal tælle med i. Klik på "Gem", hvorefter registreringen listes under tidligere beskæftigelse.
Terminer	Det er muligt at oprette en opfølgningsdato på den enkelte medarbejder. En termin er en huskedato - det at der er oprettet en termin, betyder derfor ikke at der ændres noget. Teminen er alene en huskedato der kan huske den lønansvarlige på, at der skal indberettes en ændring på en medarbejder. Se evt. vejledning til Terminer
Individuelle lønelementer	Under "Individuelle lønelementer" registreres et evt. kvalifikationstillæg eller funktionstillæg. NB: Rådighedstillægget tildeles automatisk, da dette tillæg ligger i den lønklasse der er valgt i feltet "Stillingsbetegnelse" i et tidligere skærmbillede. . Tillægget skal derfor ikke oprettes hverken under individuelle lønelementer eller som et fast tillæg. Udfyld "Gyldig fra" med startdatoen for tillægget. Under "Type" vælges fx. "Kvalifikationstillæg" Under "Betegnelse" vælges en tekst der beskriver tillægget. Det er den tekste der vil fremgå af lønsedlen. Under "Trin/årligt beløb" vælges "Beløb". Feltet "Værdi" udfyldes med det årlige beløb i 31.03.2012-tal. Under "Reducer ift. beskæftigelse" vælges "Nej". Hermed forbliver tillægget uændret selvom medarbejderen går op eller ned i tid. Under "Pensionsgivende" vælges "Ja". Husk altid at slutte af med at trukke "Gem". Tillægget vil nu blive vist øverst i billedet. Tryk på "Næste" for at gå videre Hvis der ikke skal oprettes nogen kvalifikationstillæg eller funktionstillæg, trykes på "Næste" uden at udfylde nogen felter.
Faste tillæg	Unde "Faste tillæg" oprettes et eventuelt telefongodtgørelse. NB: Rådighedstillægget tildeles automatisk, da dette tillæg ligger i den lønklasse der er valgt i feltet "Stillingsbetegnelse" i et tidligere skærmbillede. . Tillægget skal derfor ikke oprettes hverken under individuelle lønelementer eller som et fast tillæg. Udfyld feltet "Gyldigt fra" med startdatoen for tillægget. Under "Betegenelse" vælges fx. telefongodtgørelse Feltet "Beløb" udfyldes med det månedlige beløb i nutidskroner. Husk altid at slutte af med at trykke "Gem". Tillægget vil nu blive vist øverst i billedet under "Nye og ændringer af faste tillæg" Tryk på "Næste" for at gå videre. Hvis der ikke skal oprettes noget tillæg, trykkes på "Næste" uden at udfylde nogen felter.
Faste fradrag inkl. medlemsskaber	Her udfyldes hvis medarbejderen har et fast månedligt fradrag i lønnen, fx. afdrag til Låneforeningen. Udfyld "Gyldigt fra" med startdatoen. Under "Betegnelse" vælges typen af fradrag. I feltet "Beløb" udfyldes det beløb i nutidskroner som skal trækkes fra medarbejderen hver måned. Bemærk at beløbet skal indberettes med minus foran. Klik på "Gem" og se om tillægget nu vises under "Nye faste fradrag". Tryk på "Næste" for at gå videre.
Attester, prøvetid og skat	Felterne "Børneattest indhentet" og "Straffeattest indhentet" kan udfyldes. NB: Bemærk at det kun er oplysninger til brug for ansættelseskontrakten. Evt. attester skal indhentes manuelt som de plejer. Der sker ingen automatisk indhentelse af attester selvom felterne udfyldes. Feltet "Prøvetid" skal udfyldes med enten "Med prøvetid" eller "Uden prøvetid" ved at vælge i rullemenuen. Feltet "Skattekorttype" skal udfyldes. Udfyldes med enten bikort eler hovedkort/frikort ved at vælge i rullemenuen. Tryk på "Næste" for at gå videre.
Afvigende kontering	Her indtastes en evt. formålskontering på medarbejderen. NB: Hvis der ikke skal oprettes formålskontering på medarbejderen, klikkes på "Næste" uden at udfylde nogen felter. Feltet "Gyldig fra" udfyldes med den dato hvorfra formålskonteringen skal gælde. I dette tilfældes udfyldes med ansættelsesdatoen. I feltet "Afvigende kontering" vælges "Omkostningssted". Nu bliver feltet "Omkostningssted" aktivt. Feltet "Omkostningssted" udfyldes med det 10 cifrede nummer som fremgår at listen "Omkostningssted". Listen findes i dataarkivet sammen med lønmaterialet for december 2017. Omkostningsstedet kan også søges frem direkte ved at klikke på "Søg omkostningssted" Vælg det ønskede "Formål" i listen som åbnes ved at klikke på pilen. Når det ønskede formål er valgt klikkes på "Søg". Formålet vises nu inkl. det 10 cifrede omkostningssted. Klik på nummeret, hvorefter feltet "Omkostningssted" nu er udfyldt med nummeret. Udfyld med konteringsprocenten og klik på "Gem". Konteringen skal nu blive vist i linien "Ny afvigende kontering" Gentag ovenstående hvis der skal oprettes formålskontering på flere forskellige formål. NB: Den samlede konteringsprocent skal altid være 100% Klik på "Næste" for at gå videre til næste billede.
Afslutning Bilag	Man kan tilføje et bilag, f.eks. en ansættelseskontrakt. Det gøres på samme måde som man vedhæfter et bilag til en mail. Husk altid at klikke på "Gem". Bilaget sendes nu sammen med oprettelsen til løncenteret
Afslutning Kladde	Man kan vælge at gemme sin eindtastninger som kladde, så man senere kan færdiggøre indberetningen.
Afslutning Kvittering	Man kan få vist en kvittering for sine indtastninger i pdf. Kvitteringen kan også senere findes frem under "Lønservice"
Afslutning Beregn lønresultat	Der kan laves en prøveberegning af bruttolønnen ved at klikke på "Beregn lønresultat". Bemærk, at faste tillæg ikke medtages i denne beregning, men tillægget vil alligevel indgå i lønnen på den endelige lønseddel. Den korrekte lønberegning vil kunne vises på en simuleret lønseddel, når oprettelsen er færdigbehandlet af løncenteret. Løncenteret anbefaler at bruge funktionen simuleret lønseddel, da denne giver det mest korrekte resultat. Se vejledningen "Bestil simuleret lønseddel"
Afslutning Send blanket	Blanketten sendes til Løncenteret ved at klikke på "Godkend og send". Der vil herefter blive vist et billede der bekræfter at oprettelsen er indsendt, og indberetningen er nu afsluttet. NB: Funktionen "Send til berigelse" kan ikke benyttes.
Lønservice	Under fanebladet "Lønservice" vises en oversigt over de indsendte oprettelser og ændringer. Klik på "Opdater" , hvorefter den indsendte oprettelse vil blive vist med status "Indsendt til Lønservice" Når Løncenteret har behandlet oprettelsen, vil staus vises som "Godkendt af lønservice" eller "Returneret af lønservice". Se vejledningen "Status på indberetninger på ansættelsesforhold"

Relaterede artikler